Agiliza el ciclo de vida de tus contratos

Gartner define la gestión del ciclo de vida de los contratos (contract lifecycle management, CLM) como las “aplicaciones utilizadas para gestionar contratos desde su inicio, pasando por su gestión diaria hasta su eventual renovación o terminación”. En pocas palabras, la gestión del ciclo de vida de los contratos consiste en los métodos y procedimientos para preparar, firmar, registrar y proceder con tus acuerdos comerciales. 

Los sistemas de gestión del ciclo de vida de los contratos son aplicaciones de software que facilitan a las organizaciones y departamentos una gestión más eficiente de sus contratos. A diferencia de los procedimientos de gestión manual de documentos, los sistemas de CLM se han diseñado para facilitar el registro de los contratos y encontrar acuerdos, información de proveedores, términos base y plantillas para la elaboración de contratos.

El coste de una gestión ineficiente de la contratación se estima en más del 9 % del total anual de ingresos de la empresa, según la WCC, lo cuál es una muy buena razón para utilizar un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos. Una solución de CLM sólida puede ayudar a organizaciones a conseguir resultados clave, como la acelerar el retorno de la inversión, incrementar la productividad laboral, reducir costes fijos, prevenir la pérdida del valor de la contratación, aumentar la autonomía de las partes y una mayor comodidad de gestión.

Una parte importante del análisis de flujo de la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) consiste en el desglose del proceso en pasos bien definidos. Las cinco fases cruciales del ciclo de vida de los contratos  son la elaboración de la documentación, la negociación, el enrutamiento o envío, la aprobación o firma, y el registro o almacenamiento.

El coste de una gestión ineficiente de los contratos se calcula en más del 9 % del total anual de ingresos de la empresa, según la WCC. Además, los procesos del acuerdo resultan muchas veces opacos, consumen mucho tiempo y su ineficiencia alarga aún más la amortización de los contratos. Una gestión ineficiente de los contratos dificulta también el seguimiento de los gastos del proveedor cuando estos sobrepasan el valor establecido por la empresa. Finalmente, la tramitación de los contratos está sujeta al error humano, lo que genera diversos tipos de riesgos; y el lenguaje de los contratos que se ofrecen a la empresa puede representar un riesgo considerable para esta y hasta ser un impedimento para la negociación. Mediante la analítica y el uso en la contratación de la Inteligencia Artificial, puedes reducir riesgos, acelerar las negociaciones y aumentar el rendimiento de tu equipo.

Una gestión eficaz de los contratos ayuda a la empresa a ahorrar tiempo y dinero, minimizar los riesgos e impulsar su potencial de ventas. Hay muchos beneficios asociados a la gestión digital de contratos. Permite a la empresa firmar y poner en marcha sus negocios mucho más rápido que en el pasado, a la vez que aumenta la visibilidad del contenido de sus contratos. Ello lleva a una mayor eficiencia de los procesos de documentación, lo que a su vez ahorra costes en el tiempo de dedicación de los empleados y mejora la amortización de los contratos de ventas. Por otra parte, el software CLM provisto de IA incorporada te libera de presiones, permitiéndote enfocarte en otras tareas más interesantes y productivas. Además, ayuda a identificar nuevas oportunidades y detecta riesgos que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

Una característica única de la gestión de contratos es que implica a diversos departamentos de una empresa y, muchas veces, los sistemas con que trabajan los distintos departamentos no están conectados entre sí. Por ejemplo, una carta de oferta de RR. HH. se iniciaría en RR. HH. (mediante un software de gestión de capital humano o HCM), pero antes de su procesamiento, finanzas tendría que aprobarlo (en un planificador de recursos o ERP)  y, una vez firmado, el departamento de TI debería incorporaral nuevo empleado (ServiceNow). Si las distintas herramientas no están interconectadas, se producirá una duplicación del trabajo (así como de errores potenciales) cada vez que la información de la contratación pasa de una herramienta a otra. El sistema DocuSign CLM se integra con las aplicaciones que ya estás usando, como Salesforce, Coupa o SAP Ariba. Más información.

Con DocuSign CLM puedes guardar, señalizar y organizar tus contratos en un lugar de almacenamiento diseñado específicamente para contratos. Esto facilita la rápida localización de los acuerdos existentes, crear informes sobre el estado de un contrato y la obtención de información importante, lo que reduce riesgos y mejora los procesos en tu negocio.

Una vez elaborado el contrato, con frecuencia hay que hacer cambios o edición como parte del proceso de negociación, antes de llegar a la firma de la versión definitiva: ese es el proceso de marcado (redlining) del contrato. El objetivo es generar un documento final que satisfaga a todas las partes. El término “redlining” alude a la forma tradicional y manual de editar los contratos, marcando en el papel con color rojo.

Un sistema de gestión de contratos como DocuSign CLM te permite enviar el contrato para su revisión, hacer seguimiento de los cambios a través de las diversas versiones, y mantener un registro de auditoría de quién hizo qué cosa y cuando. Asimismo te permite guardar, señalizar y organizar todos los contratos en un solo lugar, lo que facilita la búsqueda, mediante controles de permisos discretos. Con un software de CLM potente, originarás un flujo de trabajo y de informes de contratos que te permitirá la sólida información y monitorización de todos tus procesos de contratación.