DocuSign y COVID-19

cómo estamos ayudando al gobierno, al sector salud y a las empresas a responder en estas circunstancias

Carta de Dan Springer, CEO

Los productos de DocuSign permiten el trabajo en remoto, por lo que estamos en condiciones de ayudar a las organizaciones de todo tipo a responder al COVID-19, la enfermedad causada por el nuevo coronavirus de 2019. Reconocemos que es un momento para dar un paso adelante, y lo estamos haciendo.

Nos hemos movilizado para acelerar los acuerdos críticos necesarios en el sector salud, los servicios gubernamentales de emergencia, la educación, los préstamos para pequeñas empresas, el trabajo desde casa y los negocios a distancia.

Tenemos miles de DocuSigners que respaldan las necesidades de nuestros clientes frente al COVID-19 en todo el mundo: omerciales que actúan para contestar nuevas solicitudes, consultores que asesoran sobre implementaciones en diferentes casos de uso, profesionales de productos y operaciones que reconfiguran la infraestructura para manejar patrones de demanda únicos y un equipo de marketing recopilando y comunicando estas experiencias y poder compartir los mismos.

En el espíritu de compartir nuestros aprendizajes, hemos desarrollado esta página acerca del COVID-19 como un recurso disponible para los interesados. A continuación, veréis cómo apoyamos nuestros clientes frente al COVID-19, organizado por industria y función comercial. Los ejemplos se basan en compromisos reales con los clientes y están destinados a ser ilustrativos: estamos haciendo mucho más de lo que se detalla aquí.


Es por ello que si eres cliente o no, y ves algo a  que podemos ayudar a su organización durante la crisis, póngase en contacto.

 
Si es un desarrollador, administrador o power user, tambien tenemos COVID-19 Recursos para Desarrolladores de DocuSign.

Nuestras actividades COVID-19

Los proveedores de atención médica son los defensores de la primera línea contra el COVID-19. Nos honra apoyarlos. Algunos ejemplos:

  • Distribución de fondos sanitarios. Estamos ayudando al Departamento de Sanidad y Servicios Sociales  al reparto de $30 billones para la financiación de proveedores de servicios sanitarios que soliciten asistencia bajo la Ley CARES.
  • Distanciamiento físico del proceso de admisión del paciente. Estamos ayudando a hospitales, clínicas y otros proveedores a evitar la circulación física de papel y portapapeles entre pacientes y trabajadores de salud. Con DocuSign eSignature, los pacientes firman formularios de admisión y consentimientos de forma remota, con anticipación. Esto es especialmente relevante para las pruebas de COVID-19, donde es fundamental eliminar el papeleo.  Como ejemplo, un laboratorio de detección de COVID-19 en el que era necesaria la esterilización de los bolígrafos tras el uso de cada paciente; en la actualidad, el proceso de toma de datos no requiere contacto y es más rápido.  Y en uno de los principales centros de tratamiento de abuso de sustancias, todo el personal tiene ahora acceso a plantillas pre-configurables para sus formularios digitales; una vez completados, se almacenan junto con el historial del paciente.
  • Autorización de habilitación de servicios de. medicina a distancia. Los pacientes optan cada vez más por ver a un médico u otro profesional de salud de forma remota. Mediante una aplicación móvil o un sitio web, el paciente puede consultar con el médico mediante videoconferencia. Estamos apoyando a las organizaciones del sector salud en sus esfuerzos por ofrecer esta opción. Por ejemplo, una de las cadenas de clínicas de atención de urgencias más grandes de los Estados Unidos está utilizando un PowerForm de eSignature para permitir que los pacientes den su consentimiento para usar los servicios de medicina a distancia.
  • Formación a distancia del paciente en el uso de dispositivos médicos.Estamos ayudando a una de las mayores empresas de dispositivos médicos a pasar de la formación en el hogar del paciente, a una formación mediante videos online. Por razones regulatorias y de seguridad, los pacientes tienen que firmar tras realizar la formación sobre su nuevo dispositivo, como un monitor de la coagulación de la sangre. De esta manera, el paciente puede firmar electrónicamente tras finalizar la formación.
  • Reducir la necesidad de cierres físicos en actividades internas. Dentro de los hospitales, se requieren cierres de sesión para muchas actividades, por ejemplo, asignaciones de camas y cambio en los tratamiento. Vemos la demanda de hacer la transición de estas aprobaciones de los procesos en papel a los electrónicos, a menudo en dispositivos móviles.

Con los ejemplos anteriores, no sólo estamos trabajando para ayudar a los proveedores de atención médica a moverse rápidamente, sino también para respaldar su cumplimiento con regulaciones como HIPAA que protegen los datos de los pacientes.

Una de las ciudades más grandes del mundo necesitaba coordinar a los proveedores de seguridad industrial para distribuir equipos como máscaras para su uso en hospitales y centros de salud. Trabajamos con los profesionales de tecnología de la ciudad para implementar una solución. Ellos utilizan los Powerforms en eSignature para recopilar la información necesaria y autorizar la transacción. Como resultado, cientos de miles de artículos ya han sido redistribuidos.

Otro ejemplo es de otra gran ciudad, que tiene un programa de cuarentena para individuos infectados. La agencia de salud pública de la ciudad quería maximizar el cumplimiento exigiendo a las personas infectadas que firmen sus órdenes de cuarentena. Por razones obvias, la ciudad quería evitar la entrega de pedidos de cuarentena para la firma presencial. Ayudamos a la ciudad a implementar rápidamente una solución basada en firma electrónica.

Por supuesto, también existe el problema de proporcionar servicios gubernamentales normales de forma remota, como licencias profesionales. También estamos ayudando en esto respecto, al establecer o expandir la disponibilidad de firma electrónica en todas las funciones de la agencia.

 

En los Estados Unidos, la Administración de Pequeñas Empresas (SBA) del gobierno federal está proveyendo préstamos bancarios a pequeñas empresas a través de prestamistas aprobados. Antes, solicitar un préstamo de la SBA tradicionalmente implicaba una visita a un banco, pero ahora ayudamos a que los bancos, desde los más grandes y nacionales hasta las cooperativas de crédito locales, acepten solicitudes de préstamos de la SBA a través de Internet.

Los bancos utilizan DocuSign eSignature para firmar electrónicamente de la solicitud de préstamo, a menudo junto con DocuSign Identify para una autenticación adicional de la identidad del solicitante. Muchos bancos están utilizando las API de DocuSign para integrar la funcionalidad eSignature e Identify en portales de préstamos y flujos de trabajo.

Nos sentimos orgullosos de recibir este correo electrónico del CIO de un banco regional en el oeste de los Estados Unidos:

“Lo que [el banco] pudo construir en DocuSign en aproximadamente 4 días es absolutamente sorprendente y nos ha permitido modificar dinámicamente nuestra solución en el camino para cumplir con los requisitos en constante evolución del Programa de préstamos de protección de sueldo SBA de la Ley CARES. La solución de DocuSign que desarrollamos nos permite procesar miles de solicitudes de préstamos de la SBA y proporcionar fondos para que las pequeñas y medianas empresas retengan a sus empleados, paguen nóminas, paguen renta etc. Se trata de salvar compañías y salvar empleos. No podríamos haberlo hecho sin las increíbles capacidades de la plataforma DocuSign y el gran apoyo de [empleados específicos de DocuSign]”

Aunque muchas empresas están evaluando el presente escenario, otras contratan y incorporan empleados para responder a la crisis. Aquí hay un ejemplo particularmente grande: para mantener a millones de domicilios abastecidos durante la crisis, uno de los minoristas más grandes del mundo ha contratado y incorporado a más de 100,000 trabajadores en tiendas y comercios en línea. El uso de DocuSign eSignature por parte del minorista ha permitido que casi todo el proceso de incorporación no tenga papel y se ejecute a través del dispositivo móvil del nuevo empleado.

Además de respaldar programas especiales de contratación, estamos ayudando a las empresas a virtualizar su contratación e incorporación, para que se pueda hacer de forma remota. Hemos estado ayudando a los clientes a activar nuestras integraciones con sistemas HCM como Workday y SAP SuccessFactors, así como con sistemas de seguimiento de solicitantes como Greenhouse y Jobvite.

Finalmente, para ver ejemplos de organizaciones que utilizan las funciones de Envío en grupo y PowerForms de eSignature para admitir las necesidades impulsadas por el COVID-19, consulte Trabajar desde casa.

 

En respuesta a las necesidades de trabajar desde casa, hemos estado apoyando implementaciones más amplias de firma electrónica dentro de las organizaciones, permitiendo que más trabajadores realicen actividades que requieran la firma de documentos de manera remota.

Además, el trabajo desde casa ha traído la necesidad de corregir las políticas legales y de recursos humanos, por ejemplo, sobre cómo se usará el equipo, se monitorizará el tiempo etc. Estas enmiendas pueden requerir que los empleados firmen una notificación de reconocimiento.

Para ayudar en estas situaciones, hemos estado capacitando a clientes de firma electrónica en el Envío en grupo, una función que muchos clientes ya tienen en sus planes. El envío masivo le permite cargar una lista de destinatarios que obtendrán una versión única y firmable de un documento. Por ejemplo, una de las firmas de reclutamiento más grandes del mundo está utilizando el envío masivo para actualizaciones de políticas de recursos humanos. Con un sólo clic, la empresa puede distribuir en masa una actualización a miles de empleados, cada uno de los cuales puede firmar electrónicamente desde cualquier lugar, con un seguimiento de auditoría.

Otro escenario es apoyar las solicitudes de los empleados relacionadas con el trabajo en casa. Por ejemplo, una agencia del gobierno local necesitaba una forma para que los empleados solicitaran y asumieran la responsabilidad del equipo. En respuesta, la agencia implementó un PowerForm en eSignature. Permite que un empleado complete un formulario, que genera el documento necesario. Así, el empleado puede firmar electrónicamente la solicitud. Todo el proceso es de autoservicio.

 

En los Estados Unidos, existe una necesidad particularmente urgente de que los educadores continúen apoyando a millones de estudiantes con discapacidades mientras cumplen con leyes como FERPA, COPPA, la Ley de Personas con Discapacidades y la Ley de Rehabilitación. Por ejemplo, estamos ayudando a los educadores de K-12 a permitir que se firmen remotamente los planes de IEP (Programa de Educación Individualizada) - por padres, funcionarios del distrito y especialistas externos como psiquiatras, psicólogos y patólogos del habla/lenguaje. 

Aquí hay otros ejemplos de cómo estamos ayudando a las instituciones educativas a responder al COVID-19:

  • Compromisos de los estudiantes para el estudio independiente;
  • Formularios para programas de almuerzos estudiantiles, donde las comidas se entregan a los domicilios dentro de refugios;
  • Habilitar el trabajo remoto de los departamentos de recursos humanos y operaciones comerciales

En el último caso, donde "el negocio de la escuela" debe llevarse a cabo de forma remota, estamos ayudando a establecer o ampliar la disponibilidad de firma electrónica para una variedad de empleados de la escuela.

Las organizaciones sin ánimo de lucro dotan de servicios fundamentales a sus comunidades.  Los grupos más desatendidos son más vulnerables a los riesgos del COVID-19, así que las ONGs no pueden parar su labor.  Como respuesta, estamos ayudando a las ONGs a trabajar de manera virtual pero manteniendo todos los requisitos legales y gubernamentales, gracias a la Firma Electronica de Docusign.  Estos son sólo algunos ejemplos:

  • Apoyo a los refugiados. Estamos apoyando numerosas iniciativas de ONGs en su lucha contra el COVID-19 entre grupos de refugiados e inmigrantes que necesitan ayuda para vivienda, alimentos, documentación y apoyo a la familia, para que puedan firmar documentación oficial con el apoyo de trabajadores sociales. En la mayoría de los casos, podemos ofrecerlo en su idioma materno.
  • Firma de contratos de alquiler sin contacto físico. En una de las mayores ciudades del mundo, estamos permitiendo a las organizaciones no gubernamentales que proveen de viviendas a los grupos más vulnerables, la firma de contratos de alquiler sin contacto físico, para que puedan acceder a un hogar permanente.
  • Orientadores juveniles trabajando en remoto. Estamos manejando los consentimientos para las nuevas organizaciones digitales que ponen en contacto mentores universitarios con jóvenes en riesgo para que puedan apoyarles durante estos momentos.
  • Concesión de subvenciones. Al permitir a las ONGs solicitar el acceso a ayudas urgentes, se está acelerando la llegada de ayudas a las comunidades más necesitadas. Además, estamos ayudando a las ONGs a la adaptación de su operativa interna al trabajo en remoto al utilizar firma electrónica para la firma de contratos, formularios de empleo, acuerdos de ayudas y otras documentos de uso diario entre sus empleados y aquellos a los que ayudan.

Una de las aseguradoras más grandes del mundo aceleró la implementación de firma electrónica para apoyar a los agentes de campo, que ahora trabajan con clientes de forma remota. Trabajando con la oficina del Director Administrativo, ayudamos a crear nuevas plantillas para documentos comunes. También definimos las rutas de aprendizaje autoguiado de DocuSign University para capacitar a los agentes.

En términos más generales, las compañías de seguros necesitan apoyar el trabajo remoto en todas las funciones comerciales. En respuesta, estamos ayudando a ampliar la disponibilidad de firma electrónica y la capacitación dentro de las organizaciones.

 

En muchos países, ciertas actividades financieras tienen regulaciones especiales. Por ejemplo, pueden estar sujetos a las normas Conozca a su cliente y contra el blanqueamiento de dinero. O, por otras razones, pueden requerir autorización especial e identificación de las partes. En un mundo de bancos sin sucursales, DocuSign está ayudando a respaldar estas actividades financieras altamente reguladas.

Una solución clave es DocuSign Identify. Proporciona opciones para mejorar la identificación de las partes en una transacción, incluidos los documentos oficiales con foto, todo de forma remota.

Por ejemplo, en respuesta al COVID-19, estamos trabajando con uno de los bancos más grandes del mundo para digitalizar sus formularios de gestión de riqueza y banca privada en una gran cantidad de países. Estos formularios son sobre transferencias y designaciones de beneficiarios que pueden estar sujetos a una regulación adicional para identificar a las partes, con detalles que varían según el país.

 

Los tribunales de justicia a menudo se han basado en el papeleo ordenado por el tribunal y presentado en persona o por otros medios no electrónicos. Con el COVID-19, los tribunales buscan mejores formas. Por ejemplo, estamos ayudando a un Departamento de Servicios de Manutención Infantil (DCSS) de EE.UU. a ejecutar un programa con los tribunales del condado. Pone a disposición en línea los formularios judiciales más comunes relacionados con el DCSS para completar y firmar electrónicamente a través de firma electrónica.

Además, estamos trabajando con los tribunales federales de los EE.UU. Para permitir las aprobaciones electrónicas en asuntos judiciales internos, por ejemplo, los documentos de ruta de los empleados para las firmas de los jueces.

 

Para muchas de las organizaciones comerciales que ya estan utilizando la firma electronica de Docusign la transición a vender en remoto  no ha sido un obstáculo. Para otros negocios, el COVID-19 ha supuesto un desafio, donde hemos podido apoyarles. Como por ejemplo,  concesionarios de automóviles que están ahora realizando la entrega de coches directamente en el domicilio del cliente.  Si antes el comercial procesaba la documentación con el cliente durante la entrega,ahora estamos facilitando la firma digital en remoto y con anterioridad a la entrega.    Esto permite una entrega del vehículo simple y segura, bien desde el camión o mediante un conductor siguiendo las medidas de seguridad exigidas. 

Muchas de las organizaciones que utilizan firma electrónica para la venta en remoto lo hacen con nuestra integración con Salesforce.  Como por ejemplo, una compañía de seguros con más de 1000 usuarios de Salesforce. Habitualmente su  negocio se llevaba a cabo de manera presencial con los clientes.  Pero debido al COVId-19, esta aseguradora ha habilitado la integración entre Salesforce y Docusign, permitiendo a sus agentes cerrar ventas y asistir  a sus clientes de forma remota.

Los equipos legales corporativos a menudo están involucrados en procesos con otros departamentos, como cuando el área legal necesita aprobar cambios a un contrato de ventas a través de flujos de trabajo en DocuSign Negotiate o DocuSign CLM. Con el COVID-19, las departamentos legales están adoptando cada vez más estas herramientas y la firma electrónica para su propio trabajo. Por ejemplo, el equipo legal de una de las compañías tecnológicas más grandes del mundo amplió la autorización para usar firma electrónica en 50 países adicionales.

Además, tenemos clientes que utilizan nuestra herramienta de análisis de contratos Intelligent Insights para identificar riesgos legales relacionados con el COVID-19. La herramienta utiliza IA para "comprender" los conceptos legales. Por ejemplo, tiene modelos de aprendizaje automático para muchas variantes de "fuerza mayor", lo que significa circunstancias imprevistas que podrían impedir que una parte cumpla con sus obligaciones contractuales. En respuesta al COVID-19, ayudamos a una empresa líder de telecomunicaciones a analizar miles de contratos de proveedores, no sólo por fuerza mayor, sino también por variantes que se referían específicamente a pandemias, enfermedades y similares.

 

Un importante centro de investigación necesitaba inscribir a pacientes con COVID-19 en un ensayo clínico y minimizar el riesgo de contaminación del paciente al personal. Ayudamos a habilitar una solución en la que los pacientes usan sus propios teléfonos para discutir el estudio con el coordinador del estudio. Aún desde sus teléfonos, los pacientes usan firma electrónica para firmar los formularios de consentimiento e inscripción.

Además, actualmente estamos trabajando con varias compañías para acelerar el cumplimiento de los procesos internos y regulatorios, en el contexto del distanciamiento social. Por ejemplo, estamos ayudando a una de las compañías de biotecnología líderes en el mundo a reducir drásticamente el tiempo necesario para validar el cumplimiento de las regulaciones 21 CFR Parte 11 de la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE.UU.

Incluso, las compañías farmacéuticas y biotecnológicas necesitan apoyar el trabajo remoto en todas las funciones comerciales. En respuesta, estamos ayudando a ampliar la disponibilidad de firma electrónica y la capacitación dentro de las organizaciones.

 

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